TUGAS VI , SIM 1

1. Kesimpulan "IMPLEMENTASI TEKNOLOGI INFORMASI UNTUK KEUNGGULAN KOMPETITIF DALAM OPERASIONAL PERUSAHAAN PADA ERA GLOBALISASI".
Bahwa di dalamnya tercakup beberapa materi diantaranya tentang :
- Konsep keunggulan kompetitif dalam operasional perusahaan.
- strategic Uses of Information Technology.
- Membangun Customer Focused Bisnis.
- Value Chain & Strategic Informastion System.
- Re-engineering Bussiness Process.
- Menciptakan Virtual Company.
- Membangun Knowledge Creating Company.

dalam materi ini keterkaitan satu sama lain, evolusi perkembangan teknologi informasi yang ada secara signifikan mempengaruhi persaingan antara perusahaan-perusahaan di dunia, khususnya yang bergerak di bidang jasa. Secara garis besar, ada empat periode atau era perkembangan sistem informasi, yang dimulai dari pertama kali diketemukannya komputer hingga saat ini. perkembangan teknologi komputer yang sedemikian pesat, namun didukung pula oleh teori-teori baru mengenai manajemen perusahaan modern. Ahli-ahli manajemen dan organisasi seperti Peter Drucker, Michael Hammer, Porter, sangat mewarnai pandangan manajemen terhadap teknologi informasi di era modern. Oleh karena itu dapat dimengerti, bahwa masih banyak perusahaan terutama di negara berkembang (dunia ketiga), yang masih sulit mengadaptasikan teori-teori baru mengenai manajemen, organisasi, maupun teknologi informasi karena masih melekatnya faktor-faktor budaya lokal atau setempat yang mempengaruhi behavior sumber daya manusianya. Sehingga tidaklah heran jika masih sering ditemui perusahaan dengan peralatan komputer yang tercanggih, namun masih dipergunakan sebagai alat-alat administratif yang notabene merupakan era penggunaan komputer pertama di dunia pada awal tahun 1960-an.


2. Kesimpulan "Sistem Informasi Manajemen".
Sistem merupakan kumpulan elemen yang saling berhubungan satu sama lain yang membentuk satu kesatuan dalam usaha mencapai suatu tujuan. Di dalam perusahaan, yang dimaksud elemen dari sistem adalah departemen-departemen internal, seperti persediaan barang mentah, produksi, persediaan barang jadi, promosi, penjualan, keuangan, personalia; serta pihak eksternal seperti supplier dan konsumen yang saling terkait satu sama lain dan membentuk satu kesatuan usaha.
Informasi adalah hasil pemrosesan data yang diperoleh dari setiap elemen sistem tersebut menjadi bentuk yang mudah dipahami dan merupakan pengetahuan yang relevan yang dibutuhkan oleh orang untu menambah pemahamannya terhadap fakta-fakta yang ada. Informasi bagi setiap elemen akan berbeda satu sama lain sesuai dengan kebutuhannya masing-masing

Manajemen terdiri dari proses atau kegiatan yang dilakukan oleh pengelola perusahaan seperti merencanakan (menetapkan strategi, tujuan dan arah tindakan), mengorganisasikan, memprakarsai, mengkoordinir dan mengendalikan operasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.


3. Kesimpulan "PENGERTIAN EVOLUSI DARI KOMPUTER BASED INFORMATION SYSTEM"
Sistem Informasi Berbasis Komputer atau Computer Based Information System (CBIS) merupakan sistem pengolahan suatu data menjadi sebuah informasi yang berkualitas dan dapat dipergunakan sebagai alat bantu yang mendukung pengambilan keputusan, koordinasi dan kendali serta visualisasi dan analisis. Beberapa istilah yang terkait dengan CBIS antara lain adalah data, informasi, sistem, sistem informasi dan basis komputer. Berikut penjelasan masing-masing istilah tersebut. Data Data merupakan deskripsi dari sesuatu dan kejadian yang kita hadapi.Jadi pada intinya, data merupakan kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian dan merupakan kesatuan nyata yang nantinya akan digunakan sebagai bahan dasar suatu informasi. Informasi merupakan hasil dari pengolahan data menjadi bentuk yang lebih berguna bagi yang menerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian nyata dan dapat digunakan sebagai alat bantu untuk pengambilan suatu keputusan.


4. Kesimpulan "Keamanan dan Kontrol Sistem Informasi"
Sistem Informasi Manajemen merupakan sistem informasi yang menghasilkan hasil keluaran
(output) dengan menggunakan masukan (input) dan segala proses yang diperlukan
untuk memenuhi tujuan tertentu dalam suatu kegiatan manajemen. Sesuatu yang nyata atau pun setengah nyata dapat mengurangi derajat ketidakpastian tentang suatu keadaan atau kejadian. Tujuan dari kontrol pengembangan adalah untuk memastikan bahwa CBIS yang diimplementasikan dapat memenuhi kebutuhan pemakai. Pada intinya keamana dan kontrol sistem informasi harus selalu bersifat aman dan terkontrol. Karena jika tidak para user akan resah apabila segala apa yang telah kita buat tidak aman. Selain itu harus penuh dengan kontrol yang baik pula sehingga bisa berjalan dengan sempurna.


5. Kesimpulan "E-COMMERCE"
Dalam mengimplementasikan e-commerce tersedia suatu integrasi rantai nilai dari infrastrukturnya, yang terdiri dari tiga lapis. Perama, Insfrastruktur system distribusi (flow of good) kedua, Insfrastruktur pembayaran (flow of money) Dan Ketiga, Infrastruktur system informasi (flow of information). Dalam hal kesiapan infrastruktur e-commerce, kami percaya bahwa logistics follow trade, bahwa semua transaksi akan diikuti oleh perpindahan barang dari sisi penjual kepada pembeli. Agar dapat terintegrasinya system rantai suplai dari supplier, ke pabrik, ke gudang, distribusi, jasa transportasi, hingga ke customer maka diperlukan integrasi enterprise system untuk menciptakan supply chain visibility. Ada tiga factor yang patur dicermati oleh kita jika ingin membangun toko e-commerce yaitu : Variability, Visibility, dan Velocity (Majalah Teknologi, 2001).

Yang menjadi pertayaan bahwa bagaimana kita melakukan penyelidikan sebelum memutuskan untuk terjun ke market on-line ini, ada beberapa tahapan yang dapat dilakukan diantaranya ;

Process conducting dalam penyelidikan : 1) mendefinisikan targer pasar, 2) menidentifikasikan kelompok untuk dijadikan pembelajaran. 3) indentity topk untuk discusi. Dalam tahap penunjungnya maka dapat diselidiki : 1) identity letak demografi website di tempat tertentu, 2) memutuskan focus editorialnya, 3) memutuskan isi dari contentnya, 4) memutuskan pelayanan yang dibuat untuk berbagai type pengunjung (Turban M, 2001)

Ternyata tidak mudah mengimplementasikan eCommerce dikarenakan banyaknya faktor yang terkait dan teknologi yang harus dikuasai. Tulisan (report) ini diharapkan dapat memberikan gambaran menyeluruh tentang teknologi apa saja yang terkait, standar-standar yang digunakan, dan faktor-faktor yang harus diselesaikan.

Read More

1. Kesimpulan "IMPLEMENTASI TEKNOLOGI INFORMASI UNTUK KEUNGGULAN KOMPETITIF DALAM OPERASIONAL PERUSAHAAN PADA ERA GLOBALISASI".
Bahwa di dalamnya tercakup beberapa materi diantaranya tentang :
- Konsep keunggulan kompetitif dalam operasional perusahaan.
- strategic Uses of Information Technology.
- Membangun Customer Focused Bisnis.
- Value Chain & Strategic Informastion System.
- Re-engineering Bussiness Process.
- Menciptakan Virtual Company.
- Membangun Knowledge Creating Company.

dalam materi ini keterkaitan satu sama lain, evolusi perkembangan teknologi informasi yang ada secara signifikan mempengaruhi persaingan antara perusahaan-perusahaan di dunia, khususnya yang bergerak di bidang jasa. Secara garis besar, ada empat periode atau era perkembangan sistem informasi, yang dimulai dari pertama kali diketemukannya komputer hingga saat ini. perkembangan teknologi komputer yang sedemikian pesat, namun didukung pula oleh teori-teori baru mengenai manajemen perusahaan modern. Ahli-ahli manajemen dan organisasi seperti Peter Drucker, Michael Hammer, Porter, sangat mewarnai pandangan manajemen terhadap teknologi informasi di era modern. Oleh karena itu dapat dimengerti, bahwa masih banyak perusahaan terutama di negara berkembang (dunia ketiga), yang masih sulit mengadaptasikan teori-teori baru mengenai manajemen, organisasi, maupun teknologi informasi karena masih melekatnya faktor-faktor budaya lokal atau setempat yang mempengaruhi behavior sumber daya manusianya. Sehingga tidaklah heran jika masih sering ditemui perusahaan dengan peralatan komputer yang tercanggih, namun masih dipergunakan sebagai alat-alat administratif yang notabene merupakan era penggunaan komputer pertama di dunia pada awal tahun 1960-an.


2. Kesimpulan "Sistem Informasi Manajemen".
Sistem merupakan kumpulan elemen yang saling berhubungan satu sama lain yang membentuk satu kesatuan dalam usaha mencapai suatu tujuan. Di dalam perusahaan, yang dimaksud elemen dari sistem adalah departemen-departemen internal, seperti persediaan barang mentah, produksi, persediaan barang jadi, promosi, penjualan, keuangan, personalia; serta pihak eksternal seperti supplier dan konsumen yang saling terkait satu sama lain dan membentuk satu kesatuan usaha.
Informasi adalah hasil pemrosesan data yang diperoleh dari setiap elemen sistem tersebut menjadi bentuk yang mudah dipahami dan merupakan pengetahuan yang relevan yang dibutuhkan oleh orang untu menambah pemahamannya terhadap fakta-fakta yang ada. Informasi bagi setiap elemen akan berbeda satu sama lain sesuai dengan kebutuhannya masing-masing

Manajemen terdiri dari proses atau kegiatan yang dilakukan oleh pengelola perusahaan seperti merencanakan (menetapkan strategi, tujuan dan arah tindakan), mengorganisasikan, memprakarsai, mengkoordinir dan mengendalikan operasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.


3. Kesimpulan "PENGERTIAN EVOLUSI DARI KOMPUTER BASED INFORMATION SYSTEM"
Sistem Informasi Berbasis Komputer atau Computer Based Information System (CBIS) merupakan sistem pengolahan suatu data menjadi sebuah informasi yang berkualitas dan dapat dipergunakan sebagai alat bantu yang mendukung pengambilan keputusan, koordinasi dan kendali serta visualisasi dan analisis. Beberapa istilah yang terkait dengan CBIS antara lain adalah data, informasi, sistem, sistem informasi dan basis komputer. Berikut penjelasan masing-masing istilah tersebut. Data Data merupakan deskripsi dari sesuatu dan kejadian yang kita hadapi.Jadi pada intinya, data merupakan kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian dan merupakan kesatuan nyata yang nantinya akan digunakan sebagai bahan dasar suatu informasi. Informasi merupakan hasil dari pengolahan data menjadi bentuk yang lebih berguna bagi yang menerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian nyata dan dapat digunakan sebagai alat bantu untuk pengambilan suatu keputusan.


4. Kesimpulan "Keamanan dan Kontrol Sistem Informasi"
Sistem Informasi Manajemen merupakan sistem informasi yang menghasilkan hasil keluaran
(output) dengan menggunakan masukan (input) dan segala proses yang diperlukan
untuk memenuhi tujuan tertentu dalam suatu kegiatan manajemen. Sesuatu yang nyata atau pun setengah nyata dapat mengurangi derajat ketidakpastian tentang suatu keadaan atau kejadian. Tujuan dari kontrol pengembangan adalah untuk memastikan bahwa CBIS yang diimplementasikan dapat memenuhi kebutuhan pemakai. Pada intinya keamana dan kontrol sistem informasi harus selalu bersifat aman dan terkontrol. Karena jika tidak para user akan resah apabila segala apa yang telah kita buat tidak aman. Selain itu harus penuh dengan kontrol yang baik pula sehingga bisa berjalan dengan sempurna.


5. Kesimpulan "E-COMMERCE"
Dalam mengimplementasikan e-commerce tersedia suatu integrasi rantai nilai dari infrastrukturnya, yang terdiri dari tiga lapis. Perama, Insfrastruktur system distribusi (flow of good) kedua, Insfrastruktur pembayaran (flow of money) Dan Ketiga, Infrastruktur system informasi (flow of information). Dalam hal kesiapan infrastruktur e-commerce, kami percaya bahwa logistics follow trade, bahwa semua transaksi akan diikuti oleh perpindahan barang dari sisi penjual kepada pembeli. Agar dapat terintegrasinya system rantai suplai dari supplier, ke pabrik, ke gudang, distribusi, jasa transportasi, hingga ke customer maka diperlukan integrasi enterprise system untuk menciptakan supply chain visibility. Ada tiga factor yang patur dicermati oleh kita jika ingin membangun toko e-commerce yaitu : Variability, Visibility, dan Velocity (Majalah Teknologi, 2001).

Yang menjadi pertayaan bahwa bagaimana kita melakukan penyelidikan sebelum memutuskan untuk terjun ke market on-line ini, ada beberapa tahapan yang dapat dilakukan diantaranya ;

Process conducting dalam penyelidikan : 1) mendefinisikan targer pasar, 2) menidentifikasikan kelompok untuk dijadikan pembelajaran. 3) indentity topk untuk discusi. Dalam tahap penunjungnya maka dapat diselidiki : 1) identity letak demografi website di tempat tertentu, 2) memutuskan focus editorialnya, 3) memutuskan isi dari contentnya, 4) memutuskan pelayanan yang dibuat untuk berbagai type pengunjung (Turban M, 2001)

Ternyata tidak mudah mengimplementasikan eCommerce dikarenakan banyaknya faktor yang terkait dan teknologi yang harus dikuasai. Tulisan (report) ini diharapkan dapat memberikan gambaran menyeluruh tentang teknologi apa saja yang terkait, standar-standar yang digunakan, dan faktor-faktor yang harus diselesaikan.

Read More

E-Commerce

A. PENDAHULUAN
Perdagangan elektronik atau e-dagang (bahasa Inggris: Electronic commerce, juga e-commerce) adalah penyebaran, pembelian, penjualan, pemasaran barang dan jasa melalui sistem elektronik seperti internet atau televisi, www, atau jaringan komputer lainnya. E-dagang dapat melibatkan transfer dana elektronik, pertukaran data elektronik, sistem manajemen inventori otomatis, dan sistem pengumpulan data otomatis.
Industri teknologi informasi melihat kegiatan e-dagang ini sebagai aplikasi dan penerapan dari e-bisnis (e-business) yang berkaitan dengan transaksi komersial, seperti: transfer dana secara elektronik, SCM (supply chain management), e-pemasaran (e-marketing), atau pemasaran online (online marketing), pemrosesan transaksi online (online transaction processing), pertukaran data elektronik (electronic data interchange /EDI), dll.
E-dagang atau e-commerce merupakan bagian dari e-business, di mana cakupan e-business lebih luas, tidak hanya sekedar perniagaan tetapi mencakup juga pengkolaborasian mitra bisnis, pelayanan nasabah, lowongan pekerjaan dll. Selain teknologi jaringan www, e-dagang juga memerlukan teknologi basisdata atau pangkalan data (databases), e-surat atau surat elektronik (e-mail), dan bentuk teknologi non komputer yang lain seperti halnya sistem pengiriman barang, dan alat pembayaran untuk e-dagang ini.
B. PEMBAHASAN
2. E-Commerce
2. 1. Perdagangan melalui Jaringan Elektronik :
Transaksi bisnis yang menggunakan akses jaringan, sistem berbasis komputer, dan jaringan internet.
v Manfaat perdagangan melalui jaringan elektronik :
Pelayanan pelanggan yang lebih baik.
Hubungan dengan pemsok dan masyarakat keuangan yang lebih baik.
Pengembalian atas investasi pemegang saham, dan pemilik yang meningkat.
v Kendala perdagangan melalui jaringan elektronik :
Biaya Tinggi.
Masalah Keamanan.
Perangkat lunak yang belum mapan atau tidak tersedia.
v jalan menuju perdagangan melalui jaringan elektronik :
Mengumpulkan intelijen bisnis.
Membentuk suatu sistem antar-organisasi (IOS).
2. 2. Strategi perdagangan melalui jaringan elektronik :
2. 3. Sistem antar organisasi :
SISTEM ANTAR ORGANISASI (Interorganizatonal System-IOS).
PERTUKARAN DATA ELEKTRONIK (Electronic Data Interchange – EDI).
EXTRANET.
TRANSFER DANA secara ELEKTRONIK (Electronic Fund Transfer – EFT).
Suatu kombinasi perusahaan-perusahaan yang terkait sehingga mereka berfungsi sebagai satu sistem tunggal.
Manfaat IOS (Intra Organizational system) :
v Manfaat secara langsung IOS :
ü Efisiensi komparatif, dapat menyediakan barang dan jasa lebih murah dari pesaing
Efisiensi internal, perbaikan-pebaikan dalam perusahaan.
Efisiensi antar-organisasi, perbaikan-perbaikan yang diperoleh melalui kerjasama dengan perusaahaan lain.
ü Kekuatan tawar menawar, kemampuan suatu perusahaan untuk menyelesaikan perselisihan dengan pemasok dan pelanggan yang menguntungkan dirinya. Kekuatan itu berasal dari tiga metode dasar:
Keistimewaan produk yang unik.
Penurunan biaya yang berhubungan dengan pencarian.
Peningkatan biaya peralihan.
v Manfaat secara tidak langsung IOS :
Mengurangi kesalahan.
Mengurangi biaya.
Meningkatkan efisiensi operasional.
Meningkatkan kemampuan bersaing.
Meningkatkan hubungan dengan mitra dagang.
Meningkatkan pelayanan pelanggan.
2. 4. Pertukaran data elektronik (EDI) :
adalah pertukaran langsung dokumen-dokumen bisnis dari komputer ke komputer, seperti order pembelian dan order penjualan.
v Hubungan EDI yang umum.
Membentuk kaitan antara perusahaan dan pemasoknya (supply side) dan kaitan antara perusahaan dengan pelanggan (customer side)
Set transaksi adalah suatu jenis dokumen tertentu seperti faktur.
EDI memungkinkan terjadinya Pengisian Kembali Persediaan oleh Penjual dan Transfer Dana secara Elektronik.
v Standar EDI.
Standar yang digunakan di Amerika Utara dinamakan ANSI ASC X12. Standar Internasional dinamakan EDIFACT.
v Tingkat penerapan EDI.
Tiga tingkat penggunaan yang berbeda, yaitu :
1. Pemakai tingkat satu, hanya satu atau dua set transaksi yang ditransmisikan ke sejumlah mitra dagang yang terbatas.
2. Pemakai tingkat dua, banyak set transaksi yang ditransmisikan ke sejumlah mitra dagang, melampaui lini industri.
3. Pemakai tingkat tiga, bukan Cuma banyak set transaksi yang ditransmisikan ke banyak mitra dagang, tetapi aplikasi computer perusahaan disesuaikan dengan pendekatan EDI.
Tujuan tingkat satu dan dua adalah mengubah dokumen kertas menjadi elektronik.
Pengaruh Penerapan EDI :
- Tekanan Pesaing.
- Kekuasaan yang dilaksanakan.
- Kebutuhan Intern.
- Dukungan manajemen puncak.
v Manfaat EDI.
Manfaat Langsung : manfaat yang berasal dari teknologi
Manfaat Tidak Langsung adalah manfaat lain yang dihasilkan dari manfaat langsung.
Hubungan manfaat langsung dan tidak langsung :
- Mengurangi Kesalahan.
- Mengurangi biaya.
- Meningkatkan efisiensi operasional.
- Meningkatkan hubungan dengan mitra dagang.
- Meningkatkan pelayanan pelanggan.
2. 5. Teknologi perdagangan melalui jaringan elektronik.
Pilihan Teknologi :
1. Sambungan Langsung (direct connectivity), bekerja sama dengan penyedia jasa telekomunikasi.
2. Jaringan Bernilai Tambah ( value-added network), jaringan ini disediakan oleh penjual yang bukan hanya menyediakan sirkuit tetapi juga menyediakan banyak jasa yang diperlukan untuk menggunakan sirkuit itu bagi EDI.
3. Internet, memungkinkan suatu jaringan komunikasi global yang tidak hanya menghubungkan para mitra dagang tetapi juga mencakup para pelanggan.

Read More

Keamanan dan Kontrol Sistem Informasi

Pentingnya Pengendalian Sistem Informasi
Pengendalian dalam sebuah sistem pada dasarnya berarti menjaga agar sistem beroperasi dalam batas prestasi tertentu. Sebuah sistem yang berada dalam kendali akan beroperasi dalam batas toleransi yang telah ditentukan.
Yaitu kegiatan-kegiatan yang dilakukan manajer system informasi untuk meyakinkan bahwa pengendalian-pengendalian di dalam system teknologi informasi masih tetap dilakukan dan masih efektif dalam mencegah ancaman dan gangguan terhadap system informasi.
Keluaran dari sebuah sistem kadang-kadang tidak sesuai dengan keluaran yang semestinya (standar), hal ini membutuhkan pengendalian melalui sistem umpan balik untuk mencari gangguan-gangguan yang menghambat, sehingga terjadi hal seperti itu.
Agar sistem umpan balik itu dapat berjalan baik maka sistem harus memiliki standar keterukuran keluaran, sensor yang dapat menangkap kondisi setiap keluaran, alat yang dapat membandingkan keluaran yang terjadi dengan keluaran standar, serta alat yang bergerak mengoreksi masukan. Oleh karena sistem keorganisasian mempunyai sifat terbuka, berbagai kemungkinan gangguan bisa terjadi dan tidak terduga. Mengingat hal itu manajer harus mampu dan siap menghadapi segala kemungkinan gangguan dalam hal inilah berlaku “hukum variasi kebutuhan pengendalian”. Tentu saja tidak seluruh tanggapan korektif dari sistem umpan balik harus diterima, hal ini akan tergantung kepada kepentingan organisasi, karena itu berlaku fungsi penyaringan. Artinya hal-hal yang tidak prinsipil dan tidak terlalu mengganggu jalannya organisasi tanggapan korektif bisa diabaikan.
Adapun beberapa unsur pengendalian adalah sebagai berikut :
suatu standar yang memmemperincikan prestasi yang diharap.hal ini besa berupa anggaran prosedur pengoperasian,atau suatu algoritma keputusan.
suatu ukuran prestasi aktual.
suatu perbandingan antara prestasi yang diharapkan dan nyata.
suatu laporan penyimpangan pada sebuah unit pengendalian, misalnya seorang manajer
suatu rangkaian tindakan yang diambil unit pengendalian untuk mengubah prestasi mendatang kalau saat ini ada keadaan yang kurang menguntungkan disertai serangkaian aturan keputusan untuk pemilihan jawaban yang tepat.
Tugas pengendalian dalam Sistem Informasi yang terdiri dari :
Proses menjamin bahwa tugas tertentu dilaksanakan secara efektif dan efesien.
Berorientasi pada transaksi.
Dilakukan berulangkali (amat sistematis).
Ada hubungan sebab akibat (lebih ilmiah).
2. Tugas Pengendalian dalam Sistem Informasi Berbasis Komputer
Terdiri atas :
- Proses menjamin bahwa tugas tertentu dilaksanakan secara efektif dan efesien.
- Berorientasi pada transaksi.
- Dilakukan berulangkali (amat sistematis).
- Ada hubungan sebab akibat (lebih ilmiah).
Kontrol Proses Pengembangan
Selama fase disain dan analisis dari siklus hidup system, Analis System, DBA dan Manajer Jaringan membangun fasilitas kontrol tertentu dalam disain system. Selama fase implementasi, programmer menggabungkan kontrol tersebut ke dalam system. Disain system dikontrol dengan cara menggabungkan kontrol software menjadi lima bagian pokok. Untuk memastikan bahwa CBIS yg diimplementasikan dpt memenuhi kebutuhan pemakai atau berjalan sesuai rencana.
1. Fase Perencanaan
Mendefinisikan tujuan dan kendala
2. Fase Analisis & Disain
Mengidentifikasi kebutuhan informasi
Menentukan kriteria penampilan Menyusun disain dan standar operasi CBIS
3. Fase Implementasi
Mendefinisikan program pengujian yang dapat diterima Memastikan apakah memenuhi criteria penampilan Menetapkan prosedur utk memelihara CBIS
4. Fase Operasi & Kontrol
Mengontrol CBIS selagi berevolusi selama fase SLC
Memastikan bahwa CBIS yang diimplementasikan dapat memenuhi kebutuhan.
Kontrol Desain Sistem
Tujuan untuk memastikan bahwa disainnya bisa meminimalkan kesalahan, mendeteksi kesalahan dan mengoreksinya.
Kontrol tidak boleh diterapkan jika biayanya lebih besar dari manfaatnya. Nilai atau manfaat adalah tingkat pengurangan resiko.
I. Permulaan Transaksi (Transaction Origination)
Perekaman satu elemen data/lebih pada dokumen sumber.
1. Permulaan Dokumentasi Sumber
Perancangan dokumentasi
Pemerolehan dokumentasi
Kepastian keamanan dokumen
2. Kewenangan
Bagaimana entry data akan dibuat menjadi dokumen dan oleh siapa.
3. Pembuatan Input Komputer
Mengidentifikasi record input yang salah dan memastikan semua data input diproses.
4. Penanganan Kesalahan
Mengoreksi kesalahan yang telah dideteksi dan menggabungkan record yg telah dikoreksi ke record entry.
5. Penyimpanan Dokumen Sumber
Menentukan bagaimana dokumen akan disimpan dan dalam kondisi bagaimana dapat dikeluarkan.
Kontrol Pengoperasian Sistem
Kontrol pengoperasian sistem dimaksudkan untuk mencapai efisiensi dan keamanan. Kontrol yang memberikan kontribusi terhadap tujuan ini dapat diklasifikasikan menjadi 5 area :
1. Struktur organisasional
Staf pelayanan informasi diorganisir menurut bidang spesialisasi. Analisis, Programmer, dan Personel operasi biasanya dipisahkan dan hanya mengembangkan ketrampilan yang diperlukan untuk area pekerjaannya sendiri.
2. Kontrol perpustakaan
Perpustakaan komputer adalah sama dengan perpustakaan buku, dimana didalamnya ada pustakawan, pengumpulan media, area tempat penyimpanan media dan prosedur untuk menggunakan media tersebut. Yang boleh mengakses perpustakaan media hanyalah pustakawannya.
3. Pemeliharaan Peralatan
Orang yang tugasnya memperbaiki computer yang disebut Customer Engineer (CE) / Field Engineer (FE) / Teknisi Lapangan menjalankan pemeliharaan yang terjadwal / yang tak terjadwal.
4. Kontrol lingkungan dan keamanan fasilitas
Untuk menjaga investasi dibutuhkan kondisi lingkungan yang khusus seperti ruang komputer harus bersih keamanan fasilitas yang harus dilakukan dengan penguncian ruang peralatan dan komputer.
5. Perencanaan disaster
- Rencana Keadaan darurat
Prioritas utamanya adalah keselamatan tenaga kerja perusahaan.
- Rencana Backup
Menjelaskan bagaimana perusahaan dapat melanjutkan operasinya dari ketika terjadi bencana sampai ia kembali beroperasi secara normal.
- Rencana Record Penting
Rencana ini mengidentifikasi file data penting & menentukan tempat penyimpanan kopi duplikat.
- Rencana Recovery
Rencana ini mengidentifikasi sumber-sumber peralatan pengganti, fasilitas komunikasi dan pasokan-pasokan.

Read More

Pengertian evolusi dari Computer Based Information System

1. Pengertian evolusi dari Computer Based Information System
Computer Based Information System (CBIS)
A. Pengertian CBIS
Sistem Informasi Berbasis Komputer atau Computer Based Information System (CBIS) merupakan sistem pengolahan suatu data menjadi sebuah informasi yang berkualitas dan dapat dipergunakan sebagai alat bantu yang mendukung pengambilan keputusan, koordinasi dan kendali serta visualisasi dan analisis. Beberapa istilah yang terkait dengan CBIS antara lain adalah data, informasi, sistem, sistem informasi dan basis komputer. Berikut penjelasan masing-masing istilah tersebut. Data Data merupakan deskripsi dari sesuatu dan kejadian yang kita hadapi.Jadi pada intinya, data merupakan kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian dan merupakan kesatuan nyata yang nantinya akan digunakan sebagai bahan dasar suatu informasi. Informasi Informasi merupakan hasil dari pengolahan data menjadi bentuk yang lebih berguna bagi yang menerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian nyata dan dapat digunakan sebagai alat bantu untuk pengambilan suatu keputusan. Sistem Sistem merupakan entitas, baik abstrak maupun nyata, dimana terdiri dari beberapa komponen yang saling terkait satu sama lain. Objek yang tidak memiliki kaitan dengan unsur-unsur dari sebuah sistem bukanlah komponen dari sistem tersebut. Sistem Informasi Sistem Informasi merupakan sistem pembangkit informasi. Dengan integrasi yang dimiliki antar subsistemnya,system informasi akan mampu menyediakan informasi yang berkualitas, tepat, cepat dan akurat sesuai dengan manajemen yang membutuhkannya. Berbasis Komputer Sistem Informasi “berbasis komputer” mengandung arti bahwa komputer memainkan peranan penting dalam sebuah sistem informasi. Secara teori, penerapan sebuah Sistem Informasi memang tidak harus menggunakan komputer dalam kegiatannya. Tetapi pada prakteknya tidak mungkin sistem informasi yang sangat kompleks itu dapat berjalan dengan baik jika tanpa adanya komputer. Sistem Informasi yang akurat dan efektif, dalam kenyataannya selalu berhubungan dengan istilah “computer-based” atau pengolahan informasi yang berbasis pada komputer.
Sub Sistem dari Sistem Informasi Berbasis Komputer
Sub sistem dari CBIS adalah :
1. Sistem Informasi Akuntansi
2. Sistem Informasi Manajemen
3. Sistem Pendukung Keputusan
4. Automasi Kantor (Virtual Office)
5. Sistem Pakar

2. Jelaskan manfaat dan kendala yang dapat diantisipasi dari E-Commerce
E-Commerce (electronic commerce) merupakan salah satu teknologi yang berkembang pesat seiring dengan kehadiran internet dalam kehidupan kita. Ecommerce sendiri berasal dari layanan EDI (Electronic Data Interchange), layanan EDI ini telah berkembang sedemikian pesatnya di negara-negara yang mempunyai jaringan komputer dan telepon. Jika sebelumnya kita telah sering menggunakan media elektronik seperti telepon, fax, hingga handphone untuk melakukan perniagaan / perdagangan, sekarang ini, kita dapat menggunakan internet untuk melakukan perniagaan. E-Commerce memiliki beberapa jenis, yaitu:
· Business to business (B2B): Bisnis antara perusahaan dengan perusahaan lain
· Business to consumer (B2C): Retail, sifatnya melayani pelanggan yang bervariasi
· Consumer to consumer (C2C): Sifatnya lelang (auction)
· Government: G2G, G2B, G2C :melakukan layanan terhadap perusahaan untuk keperluan bisnis hingga melayani masyarakat
MANFAAT DAN KENDALA E-COMMERCE
Manfaat yang diantisipasi dari Perdagangan Melalui Jaringan Elektronik:
Pelayanan pelanggan yang lebih baik.
Hubungan dengan pemasok dan masyarakat keuangan yang lebih baik.
Pengembangan atas investasi pemegang saham dan pemilik yang meningkat.
menekan biaya barang dan jasa,
serta dapat meningkatkan kepuasan konsumen sepanjang yang menyangkut kecepatan untuk mendapatkan barang yang dibutuhkan dengan kualitas yang terbaik sesuai dengan harganya
memperpendek waktu produk cycle
meningatkan Value Chain
meningkatkan costumer loyality
dan melebarkan jangkauwan.
Secara ringkas keuntungan e-commerce tersebut adalah sebagai berikut :
Bagi Konsumen : harga lebih murah, belanja cukup pada satu tempat.
Bagi Pengelola bisnis : efisiensi, tanpa kesalahan, tepat waktu
Bagi Manajemen : peningkatan pendapatan, loyalitas pelanggan.
Kendala Perdagangan Melalui Jaringan Elektronik:
Jumlah penduduk Indonesia sebanyak 220 Juta jiwa, tetapi jumlah pengguna internet di Indonesia sekitar 5-7 juta orang. Jumlah tersebut belum lagi dipecah menjadi, pengguna aktif, pengguna yang mengerti browsing (karena ada pengguna yang hanya membuka email untuk kebutuhan komunikasi), pengguna yang mengerti e-commerce, atau pengguna pemula. Kalaupun ada kelompok yang mengerti e-commerce, harus dibagi lagi menjadi, berapa orang yang nyaman berbelanja online, berapa orang yang punya kartu kredit, berapa orang yang percaya dengan kualitas, karena barang tidak dilihat lansung.
Selain membuahkan hasil, bisnis di internet juga banyak yang rontok, banyak sekali pelaku bisnis di internet yang gulung tikar karena tidak sanggup bersaing dan tidak memiliki inovasi dan kreatifitas.
Banyaknya kriminalitas di internet, seperti card froud (pencurian akses kartu kredit). Hal ini membuat orang konsumen malas berbelanja online. Walaupun sebagian besar toko online menerima pembayaran melalui transfer antar bank.
Budaya orang Indonesia yang merasa tidak nyaman kalo berbelanja hanya dengan melihat katalog produk, tanpa menyentuh, apalagi mencoba-coba. Bayangkan saja, berapa orang ibu-ibu yang pergi ke toko butik, dan menyentuh baju atau tas, lalu coba sana dan coba sini, trus ibu-ibu tersebut bilang sama yang punya toko, “maaf pak, bajunya gak cocok sama saya”. Konon lagi konsumen e-commerce hanya mengandalkan katalog.
Infrastruktur internet tidak merata di seluruh Indonesia, khususnya desa-desa. Toko anda akan buka 24 jam sehari dan 7 hari seminggu. Artinya setiap hari anda harus mengecek apakah ada pesan yang masuk dari konsumen anda, bayangkan kalo anda ingin berlibur ke desa, atau pulang kampung ke desa yang tidak ada akses internetnya?. Bisa jadi konsumen anda kehilangan kepercayaan terhadap toko anda. Atau mungkin anda ingin memasang plang dengan tulisan “Maaf!!! sedang berlibur ke daerah yang tidak terkoneksi internet”.
Jasa kurir yang tidak terjangkau daerah tertentu. Banyak sekali konsumen yang kecewa ketika ingin memilih daerah tujuan pengiriman barang, mereka menemukan tulisan “Maaf!! tujuan pengiriman yang anda inginkan belum bisa dilayani”. Bayangkan kecewanya pelanggan anda.
3. Jelaskan model yang digunakan dalam Model Sistem Umum Perusahaan
Definisi Model : Model adalah penyederhanaan (abstraction)dari sesuatu. Model mewakili sejumlah objek atau aktivitas yang disebut dengan entitas (entity). Manajer menggunakan model untuk memecahkan permasalahan.
Model mewakili sejumlah objek atau aktifitas yang disebut entitas.
JENIS-JENIS MODEL :
1. Model Fisik ; penggambaran entitas dalam bentuk 3 dimensi.
2. Model Naratif ; menggambarkan entitas secara lisan atau tulisan.
3. Model Grafik ; menggambarkan entitas dengan sejumlah garis atau symbol.
4. Model matematika ; sebagian besar perhatian dalam pembuatan bisnis (business modeling) saat ini tertuju pada model matematika. Keunggulannya, ketelitian dalam menjelaskan hubungan antara berbagai bagian dari suatu objek.
KEGUNAAN MODEL :
1. Mempermudah Pengertian, suatu model pasti lebih sederhana dari pada entitasnya. Entitas lebih mudah dimengerti jika elemen-elemennya dan hubungannya disajikan dalam cara yang sederhana.
2. Mempermudah Komunikasi, setelah problem solver mengerti entitasnya, pengertian itu sering pula dikomunikasikan pada orang lain.
3. Memperkirakan Masa Depan, ketelitian dalam menggambarkan entitas membuat model matematika dapat memberikan kemampuan yang tidak dapat disediakan model-model jenis lain.

MODEL SISTEM UMUM”
Sistem Fisik :
merupakan sistem terbuka, yang berhubungan dengan lingkungannya melalui arus sumber daya fisik.
Arus sumber daya fisik yang mengalir :
· Arus material.
Material-material input diterima dari pemasok bahan baku dan komponen rakitan. Material
ini disimpan di tempat penyimpanan sampai dibutuhkan dalam proses transformasi.
· Arus personil.
Input personil berasal dari lingkungan. Calon pegawai berasal dari masyarakat setempat dan mungkin dari serikat buruh pesaing. Input personil ini biasanya diproses oleh fungsi sumber daya manusia, kemudian ditugaskan ke berbagai bidang fungsional.
· Arus mesin.
Mesin-mesin diperoleh dari pemasok, dan biasanya berada di perusahaan untuk jangka waktu lama (3 – 20 tahun atau lebih). Namun, akhirnya semua mesin dikembalikan kepada lingkungan dalam bentuk tukar tambah dengan model baru, atau sebagai rongsokan.
· Arus uang.
Uang terutama diperoleh dari para pemilik, yang menyediakan modal investasi, dan dari para pelanggan perusahaan yang memberikan pendapatan penjualan. Sumber lainnya mencakup lembaga keuangan,

2. Sistem Konseptual,
Sebagian sistem terbuka dapat mengendalikan operasinya sendiri, sebagian lagi tidak. Pengendalian ini dapat dicapai dengan menggunakan suatu lingkaran yang disebut “Lingkaran Umpan Balik” yang menyediakan suatu jalur bagi sinyal-sinyal dari sistem ke mekanisme pengendalian begitu pula sebaliknya.
a. sistem lingkaran tertutup
Adalah suatu sistem tanpa lingkaran umpan balik atau mekanisme pengendalian.
Perusahaan-perusahaan tersebut menggunakan sistem terbuka, tetapi umpan balik dan mekanise pengendaliannya tidak bekerja sebagaimana mestinya.
b. sistem lingkaran tertutup
Adalah suatu sistem yang memiliki lingkaran umpan balik dan mekanisme
pengendalian. Sistem tersebut dapat mengendalikan output-nya dengan membuat penyesuaian-penyesuaian pada input-nya. Hal tersebut ditunjukka Pengendalian Manajemen; pihak manajemen menerima informasi yang menggambarkan output
sistem. Pengolah Informasi; Perjalanan informasi tidak selalu dari sistem fisik kepada manajer. Para manajer memperoleh informasi dari sistem yang menghasilkan informasi dari data yang terkumpul.
4.Apa yang anda ketahui tentang konsep Management By Exception,jelaskan
Management by exception
Standar dikombinasikan dengan output informasi dari pengolah informasi, memungkinkan manajer untuk melaksanakan management by exception. Management by exception adalah suatu gaya yang diikuti manajer, yaitu manajer terlibat dalam aktivitas hanya jika aktivitas itu menyimpang dari kinerja yang dapat diterima. Agar manajer dapat mempraktekan management by exception, harus ditetapkan standar dalam bentuk batas atas dan batas bawah kinerja yang dapat diterima.
Management by exception memberikan tiga keuntungan dasar, yaitu :
1. manajer tidak membuang-buang waktu untuk memantau aktivitas yang berlangsung secara normal.
2. karena lebih sedikit keputusan yang dibuat, tiap keputusan dapat memperoleh perhatian lebih menyeluruh.
3. perhatian dipusatkan pada peluang-peluang, maupun pada hal-hal yang tidak berjalan semestinya.
Namun terdapat pula sejumlah kendala yang harus diketahui, yaitu :
beberapa jenis kinerja bisnis tertentu tidak mudah ditentukan secara kuantitas sehingga standar tidak dapat ditetapkan.
suatu sistem informasi yang memantau kinerja secara akurat sangat diperlukan.
perhatian harus terus diarahkan pada standar untuk menjaga standar pada tingkat yang tepat.
manajer tidak boleh pasif dan hanya menunggu batas kinerja lewat. Manajer harus bertindak memecahkan suatu permasalahan sebelum situasi menjadi tidak terkendali.
Management by exception merupakan kemampuan dasar yang disediakan CBIS. Dengan membiarkan CBIS memikul sebagian tanggung jawab memantau sistem fisik, waktu manajer dapat digunakan secara efektif.

Read More

Tugas SIM 2

Sistem informasi manajemen
Sistem informasi manajemen (SIM) (bahasa Inggris: management information system, MIS) adalah bagian dari pengendalian internal suatu bisnis yang meliputi pemanfaatan manusia, dokumen, teknologi, dan prosedur oleh akuntansi manajemen untuk memecahkan masalah bisnis seperti biaya produk, layanan, atau suatu strategi bisnis. Sistem informasi manajemen dibedakan dengan sistem informasi biasa karena SIM digunakan untuk menganalisis sistem informasi lain yang diterapkan pada aktivitas operasional organisasi. Secara akademis, istilah ini umumnya digunakan untuk merujuk pada kelompok metode manajemen informasi yang bertalian dengan otomasi atau dukungan terhadap pengambilan keputusan manusia, misalnya sistem pendukung keputusan, sistem pakar, dan sistem informasi eksekutif.
Tujuan Umum
• Menyediakan informasi yang dipergunakan di dalam perhitungan harga pokok jasa, produk, dan tujuan lain yang diinginkan manajemen.
• Menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian, pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan.
• Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan.
Ketiga tujuan tersebut menunjukkan bahwa manajer dan pengguna lainnya perlu memiliki akses ke informasi akuntansi manajemen dan mengetahui bagaimana cara menggunakannya. Informasi akuntansi manajemen dapat membantu mereka mengidentifikasi suatu masalah, menyelesaikan masalah, dan mengevaluasi kinerja (informasi akuntansi dibutuhkan dam dipergunakan dalam semua tahap manajemen, termasuk perencanaan, pengendalian dan pengambilan keputusan).
Proses Manajemen
Proses manajemen didefinisikan sebagai aktivitas-aktivitas:
• Perencanaan, formulasi terinci untuk mencapai suatu tujuan akhir tertentu adalah aktivitas manajemen yang disebut perencanaan. Oleh karenanya, perencanaan mensyaratkan penetapan tujuan dan identifikasi metode untuk mencapai tujuan tersebut.
• Pengendalian, perencanaan hanyalah setengah dari peretempuran. Setelah suatu rencana dibuat, rencana tersebut harus diimplementasikan, dan manajer serta pekerja harus memonitor pelaksanaannya untuk memastikan rencana tersebut berjalan sebagaimana mestinya. Aktivitas manajerial untuk memonitor pelaksanaan rencana dan melakukan tindakan korektif sesuai kebutuhan, disebut kebutuhan.
• Pengambilan Keputusan, proses pemilihan di antara berbagai alternative disebut dengan proses pengambilan keputusan. Fungsi manajerial ini merupakan jalinan antara perencanaan dan pengendalian. Manajer harus memilih di antara beberapa tujuan dan metode untuk melaksanakan tujuan yang dipilih. Hanya satu dari beberapa rencana yang dapat dipilih. Komentar serupa dapat dibuat berkenaan dengan fungsi pengendalian.
Menurut Francisco Proses Manajemen adalah suatu proses Penukaran terhadap nilai dan jasa
Bagian
SIM merupakan kumpulan dari sistem informasi:
• Sistem informasi akuntansi (accounting information systems), menyediakan informasi dan transaksi keuangan.
• Sistem informasi pemasaran (marketing information systems), menyediakan informasi untuk penjualan, promosi penjualan, kegiatan-kegiatan pemasaran, kegiatan-kegiatan penelitian pasar dan lain sebagainya yang berhubungan dengan pemasaran.
• Sistem informasi manajemen persediaan (inventory management information systems).
• Sistem informasi personalia (personal information systems).
• Sistem informasi distribusi (distribution information systems).
• Sistem informasi pembelian (purchasing information systems).
• Sistem informasi kekayaan (treasury information systems).
• Sistem informasi analisis kredit (credit analysis information systems).
• Sistem informasi penelitian dan pengembangan (research and development information systems).
• Sistem informasi analisis software
• Sistem informasi teknik (engineering information systems).
• Sistem informasi Rumah Sakit (Hospital information systems).


Beberapa kegunaan/fungsi sistem informasi antara lain adalah sebagai berikut:

1. Meningkatkan aksesibilitas data yang tersaji secara tepat waktu dan akurat bagi para pemakai, tanpa mengharuskan adanya prantara sistem informasi.

2. Menjamin tersedianya kualitas dan keterampilan dalam memanfaatkan sistem informasi secara kritis.

3. Mengembangkan proses perencanaan yang efektif.

4. Mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan akan keterampilan pendukung sistem informasi.

5. Menetapkan investasi yang akan diarahkan pada sistem informasi.

6. Mengantisipasi dan memahami konsekuensi-konsekuensi ekonomis dari sistem informasi dan teknologi baru.

7. Memperbaiki produktivitas dalam aplikasi pengembangan dan pemeliharaan sistem.

8. Organisasi menggunakan sistem informasi untuk mengolah transaksi-transaksi, mengurangi biaya dan menghasilkan pendapatan sebagai salah satu produk atau pelayanan mereka.

9. Bank menggunakan sistem informasi untuk mengolah cek-cek nasabah dan membuat berbagai laporan rekening koran dan transaksi yang terjadi.
http://www.yoyoke.web.ugm.ac.id

10. Perusahaan menggunakan sistem informasi untuk mempertahankan persediaan pada tingkat paling rendah agar konsisten dengan jenis barang yang tersedia.

Read More

Implementasi Teknologi Informasi Untuk keunggulan Kompetitif Dalam Operasional Perusahaan Dalam era Globalisasi

Seperti sekarang ini, jaman sudah berbeda. Banyak penyebab terjadinya era globalisasi yang datangnya lebih cepat dari dugaan semua pihak, karena perkembangan pesat teknologi informasi yang bermunculan. Penggabungan yang dilakukan antara teknologi komputer dengan telekomunikasi telah menghasilkan suatu revolusi di bidang sistem informasi. Sistem informasi sekarang ini sudah sangat berkembang dengan cepat. Pada bahasan ini ada konsep-konsep yang ada dan membangun sistem-sistem yang sangat berguna bagi pengguna sistem informasi. Oleh karena itu perusahaan harus memiliki kriteria-kriteria (critical success factors) dan ukuran-ukuran (performance indicators) yang dapat dijadikan sebagai barometer sukses tidaknya perusahaan dalam memiliki dan mempertahankan keunggulun kompetitif tertentu. Semua perusahaan besar ataupun kekcil harus mempunyai criteria dan ukuran untuk mencapai kesuksesan dan mendapat keuntungan yang sangat besar. Intinya bahasan ini menjelaskan tentang keunggulan-keunggulan teknologi pada masa era globalisasi yang akan memberikan pengaruh besar bagi kesuksesan sema perusahaan.

Konsep Manajemen Informasi

Bagi banyak orang, kantor merupakan tempat korespondensi, persiapan formulir dan laporan, penyimpanan data, dan berkas oleh juru ketik, sekretaris, arsiparis, petugas pemberkasan, operator mesin, supervisor dan manajer. Latar di atas sering melibatkan produk fisik – surat, memorandum, dan laporan yang ditulis; pernyataan dan nota yang disiapkan; catatan dan rekaman; lemari berkas yang berisi salinan arsip. Kantor ini ada wujudnya, tapi bagi mahasiswa manajemen perkantoran administratif, ini merupakan gambaran umum sebuah kantor.
Berbeda dengan kantor dulu, dunia kantor sekarang terus berkembang. Latarnya lebih luas, tergantung pada sistem mesin elektronik yang mempengaruhi organisasi. Dunia kantor baru, tidak menekankan pada data atau formulir, tapi pada informasi. Bukan pada mesin, tapi pada sistem dimana mesin dan pegawai berfungsi.
Manajemen kantor administratif, mirip dengan manajemen informasi, menjadi bidang kerja dinamis yang terdiri dari sistem administrasi, proses data, reprografis, proses kata, manajemen data, telekomunikasi dan mikrografis. Perubahan yang membawa pandangan baru dunia kantor memberi spesialisasi untuk banyak pekerja dan perlunya manajer kantor administrasi yang memiliki pengetahuan yang luas.
FUNGSI MANAJEMEN KANTOR ADMINISTRATIF
Manajemen juga berlaku pada manajemen fungsi kantor. Manajer kantor bertanggung jawab merencanakan, mengorganisasi dan mengotrol semua kegiatan perusahaan dan mengarahkan orang untuk mencapai tujuan perusahaan.
Fungsi manajemen kantor terbatas pada layanan berkas dan pegawai. Adanya perkembangan zaman dan metode informasi muncul tuntutan agar informasi dan krputusan dilakukan lebih cepat. Manajemen mulai tergantung pada kekuatan kantor karena teknologi komunikasi dan komputer memberi kekuatan proses informasi kepada kantor yang lebih besar. Konsep ”kantor satu departemen” memperluas konsep manajemen administratif yang lebih terpusat.
Selama awal 1960-an, fungsi kantor menjadi manajemen informasi. Konsep ini memberi tanggung jawab yang luas untuk mengumpulkan, mengolah, menyimpan, menelusuri, dan distribusi informasi. Di bab 2, kegiatan ini mewakili sistem prosedur pengolahan siklus informasi; dan jika dilakukan dengan baik, menjadi bidang studi. Sehingga, sistem informasi menjadi disiplin akademik yang muncul dari penerapan teknologi informasi. Tugas kantor lama seperti komunikasi lisan dan tulisan, mengolah dan melaporkan, penyimpanan data, akunting, dan pemberkasan masih ada, tapi diperbarui.
Lingkup dan tanggung jawab manajemen kantor administratif dalam buku ini menganalisa setiap fungsi manajerial yang ada dalam kegiatan kantor. Urutan – merencanakan, mengorganisir, mearahkan dan mengarahkan – fungsi ini diringkas pada gambar 1-2.
Peran Manajer Kantor Administratif
Sebagai pihak utama dalam pengumpulan, pengolahan, penyimpanan, penelusuran, dan distribusi informasi, manajemen kantor administratif berperan penting dalam proses pembuatan keputusan. Tugas manajer adalah pengambil keputusan, dengan biaya rendah, dengan informasi yang akurat, dapat diakses, dan berguna.
Tidak ada manajer yang memiliki tanggung jawab yang sama. Di satu perusahaan, manajer kantor menjadi akuntan, yang mengawasi korespondesi, surat, berkas, dan administrasi umum. Di perusahan lain, manajer kantor bertanggung jawab sebagai manajer personalia atau manajer kredit dengan berbagai tugas pengawasan. Di perusahaan lain, manajer kantor menjadi eksekutif yang bertanggung jawab memberikan layanan bagi semua divisi, berupa surat, manajemen arsip, proses kata, layanan kurir, telekomunikasi dan pemeliharaan kantor.
Meski memiliki tanggung jawab berbeda, hampir semua manajer melakukan kegiatan yang sama. Dalam studi analisa peran manajer kantor, Schmidt dan Lappe menemukan dari semua manajer kantor yang disurvey, 3 kegiatan yang sering dilakukan adalah merekrut pegawai, analisa pekerjaan dan komunikasi tertulis (surat dan laporan). Temuan yang sama diperoleh dalam studi oleh Smith dan Warner yang menemukan bahwa manajer kantor sering melakukan komunikasi lisan dan tulisan, dan lisan dua kali lebih sering dibanding tulisan. Smith dan Warner juga menemukan bahwa banyak waktu manajer kantor digunakan untuk hubungan personalia – merekrut, melatih dan mempromosikan pegawai – dan dalam sistem analisa.
Perbedaan tanggung jawab manajer kantor disebabkan beberapa faktor, antara lain ukuran organisasi, di perusahaan besar yang mayoritas outputnya adalah pengolahan informasi, volume layanan sangat besar sehingga memerlukan pengawasan manajer kantor. Sebaliknya di perusahaan kecil, staf pabrik maerupakan sumber kegiatan bisnis utama, kegiatan layanan kantor dapat dilakukan oleh akuntan, pengawas, bendahara, manajer kredit, atau manajer personalia.
Manajer kantor bergabung dalam berbagai organisasi profesionis, seperti Asosiasi Manajemen Pengolahan Data, Asosiasi Manajemen dan Administrator Data, dan sebagainya. Organisasi ini beranggotakan orang-orang yang bekerja di bidang manajemen kantor adminitratif. Organisasi ini mengembangkan pengetahuan dan teknik manajemen. Pada tahun 1970, dibuat program sertifikasi manajer administratif. Kandidatnya terbuka untuk semua pegawai manajemen, untuk menjadi anggota harus memenuhi 5 standar : (1) lulus ujuan sertifikasi C.A.M yang terdiri dari manajemen personalia, manajemen keuangan, kontrol dan ekonomi, layanan administratif, dan sistem manajemen informasi, (2) berpengalaman di tingkat manajemen administratif selama 2 tahun, (3) menyerahkan referensi dari orang terkemuka, (4) memberikan bukti kemampuan memimpin, dan (5) menunjukkan bukti keahlian komunikasi. Program sertifikasi ini untuk memperluas cakupan dan tanggung jawab manajer di perkantoran modern.
Manajemen Informasi Masa Depan
Dimensi baru fungsi manajemen adalah proses mengubah informasi menjadi aksi. Semua tingkat manajerial ingin memperbaiki rasionalitas keputusan yang didasarkan pada informasi yang andal. Faktor ekonomi era 1970-an dan proyeksi kegiatan abad 20 berpengaruh pada dimensi baru ini.
Menurut Dinas Tenaga Kerja tahun 1985, penduduk Amerika Serikat mengalami peningkatan dibanding tahun 1972. Angkatan kerja juga meningkat dibanding sebelumnya. Tingkat pengangguran diharapkan turun. Periode 1972-1985, GNP mengalami peningkatan, ketika tingkat inflasi turun sampai 8,3% tahun 1985. Belanja pemerintah juga mengalami peningkatan.
Meningkatnya penduduk, angkatan kerja, pendapatan masyarakat, menyebabkan pernintaan terhadap barang dan jasa bertambah. Meningkatnya belanja pemerintah, memerlukan lebih banyak komunikasi, lebih banyak administrasi, lebih banyak konsumsi energi, dan lebih banyak pajak dan regulasi; singkatnya, lebih banyak informasi. Lingkup pengambilan keputusan lebih bersifat internasional, keputusan menjadi lebih rumit. Karena terlalu banyak fakta dan data dalam proses keputusan, menimbulkan kebingungan dan kekacauan. Kebutuhan masa depan bukan informasi, tapi penanganan informasi. Seseorang harus dapat memberikan informasi yang dapat memecahkan masalah. Peran manajer informasi dalam sistem masa depan menjadi sangat penting karena penggunaan komputer canggih untuk distribusi informasi dan intelijen.

Konsep keunggulan kompetitif dalam operasional perusahaan.

keunggulan kompetitif perusahaan dapat dibangun di atas salah satu dari tiga disiplin nilai. Pertama, operasional prima (operational excellence). Perusahaan yang menggunakan strategi ini berupaya mencapai biaya paling efisien pada setiap proses bisnis yang menghasilkan kualitas jasa dan barang sesuai harapan pelanggan. Kedua, keakraban dengan pelanggan (customer intimacy). Perusahaan yang menggunakan strategi ini mempertahankan bisnis dengan menunjukkan pemahaman luar biasa pada kebutuhan dan harapan pelanggan melebihi rata-rata kompetitor. Ketiga, produk atau layanan yang senantiasa inovatif dan terdepan (product leadership).

Perusahaan yang menggunakan strategi ini membangun keunggulan kompetitif dengan terus-menerus menciptakan produk atau layanan yang paling canggih, paling baik, paling inovatif.
Manajemen puncak, manajer madya dan karyawan perlu memahami implikasi setiap strategi. Perbedaan tema strategi membutuhkan seperangkat indikator keberhasilan (key performance indicator – KPI) yang berbeda pula. Menjalankan bisnis seperrti biasa, akan mendapatkan hasil yang biasa-biasa. Menjalankan bisnis dengan luar biasa, dengan disiplin eksekusi strategi, akan memberikan hasil yang lebih baik.

Pada perusahaan dengan orientasi operasional prima (operational excellence), pekerjaan rumah manajemen ialah memastikan seluruh karyawan untuk selalu berpikir mengenai efektifitas biaya. Apakah ada item biaya yang dapat dikurangi. Di mana terjadi pemborosan biaya. Bagaimana bila biaya dikalkulasi berdasarkan aktifitas (activity based costing). Pemicu biaya (cost driver) mana yang perlu distudi. Mana aktifitas yang tidak memberi nilai tambah. Aktifitas berbiaya (cost activities) mana yang perlu dihilangkan. Mana item biaya yang paling besar. Apakah ada kemungkinan aktifitas dikerjakan bersama-sama sehinga total biaya lebih murah (shared services, shared activities), dan seterusnya. HP secara disiplin menggunakan mainstream strategi ini. Maka kita melihat betapa harga printer dan PDA mereka meluncur turun untuk merangsek pasar.

Pada perusahaan dengan orientasi keakraban pelanggan (customer intimacy)

maka harus dipastikan semua karyawan memahami dengan benar arti penting pelanggan. Siapakah pelanggan. Bagaimana perilaku pelanggan yang dihadapi. Hal-hal apa yang paling disukai pelanggan. Apa yang membuat pelangan tidak puas dan lari. Bagaimana menciptakan customer delight. Bagaimana membuat pelanggan loyal. Bagaimana meningkatkan wallet share pelanggan. Bagaimana memaksimalkan profitabiltas pelanggan, dan seterusnya. Microsoft meluncurkan Windows XP berbahasa Indonesia

Strategic Uses of Information Technology

Perkembangan terbaru dalam technology informasi telah mengubah cara organisasi menjalankan bisnis.saat ini,perusahaan biaya mencatat keintiman dengan memanfaatkan internet dan mengambil keuntungan model bisnis baru seperti pelelangan dan perdagangan distribusi,namun banyak pimpinan senior tidak memiliki alat untuk menilai dan mengkomunikasikan dampak bisnis teknologi informasi yang dapat membawa organisasi mereka.

Dalam program ini CIO,CTO, dan manajer umum senior belajar untuk mengidentifikasi,menilai,dan mengkomunikasikan keunggulan kompetitif strategy yg di mungkinkan oleh technology informasi.

Membangun Customer Focused Bisnis

Inilah kondisi ril yang terjadi saat ini. Suatu tantangan besar yang harus dihadapi oleh produsen atau pihak pabrikan tak terkecuali yang bergerak di bisnis layanan atau jasa. Customer focused menjadi kata kunci yang sangat krusial.

Customer focused tidak hanya diperhatikan pada saat penjualan atau sampai tahap pemakaian produk oleh konsumen. Pola pikir Customer focused perlu dibagun sejak dari proses awal. Mulai dari perencanaan dan perancangan produk baru, suara konsumen (voice of customer) harus dianalisa dengan baik.

Value seharusnya dibangun berdasarkan perspektif kebutuhan pelanggan. Sudah banyak contoh perusahaan atau unit bisnis yang di waktu lampau sangat besar dan perkasa, kini tinggal nama akibat ditinggalkan customer.

Kualitas produk yang rendah, layanan customer service yang lambat dan bertele-tele, barang yang tidak tersedia ketika konsumen ingin membeli, produk yang tidak nyaman, buku panduan (owners manual) yang kurang jelas dan membingungkan, fitur yang tidak sesuai dengan spesifikasi teknis, harga yang tidak kompetitif, pelayanan yang terlalu lama dan kurang ramah, pemakaian dan penyetelan (setting) produk yang sulit dan membingungkan, serta sejumlah “nilai minus” lainnya merupakan hal dan kondisi yang tidak diinginkan konsumen.

Customer focused juga berarti memberikan yang terbaik bagi konsumen dan menjadikannya puas akan sejumlah rupiah yang dikeluarkan. Value yang didapatkan konsumen harus lebih besar dari harga (price) yang mereka bayarkan.

Value Chain & Strategic Informastion System

untuk lebih memahami kegiatan melalui suatu perusahaan yang mengembangkan keunggulan kompetitif dan menciptakan nilai pemegang saham berguna untuk memisahkan system bisnis menjadi serangkaian kegiatan yang menghasilkan nilai di sebut sebagai value chain.

1985 dalam buku competitive advantage,Michael porter memperkenalkan model value chain generic yang umunya untuk berbagai perusahaan.

Re-engineering Bussiness Process

Dalam ilmu computer dan manajemen suatu pendekatan yang bertujuan perbaikan dengan cara menaikan efisiensi dan efektivitas dari proses bisnis yang ada di dalam dan seluruh organiasi. Kunci untuk bagi organisasi untuk melihat proses bisnis mereka dari yang bersih persepektif dan menentukan bagaimana mereka dapat membuat proses ini yang terbaik untuk meningkatkan cara mereka menjalankan bisnis.

Menciptakan Virtual Company

* Membantu Untuk membangun sebuah Virtual Company, ada beberapa komponen yang dapat digunakan [11] , diantaranya :
* Email
* Hampir semua company menggunakan email dalam proses komunikasi, kapanpun dan dimanapun.
* Sistem yang otomatis dan mudah digunakan
* Menggunakan suatu apikasi sistem informasi yang bekerja secara otomatis untuk menggantikan pegawai secara langsung, dengan demikian waktu yang digunakan lebih efisien.
* Digital company
* Membuat elektronik company secara on-line.dengan system online , pegawai dapat bekerja kapanpun dan dimanapun.
* Monitoring
* Mempermudah memonitor apikasi situs web
* Infrastruktur
* Sarana infrastruktur akan dibutuhkan untuk menjalankan konsep sebuah VC.
* Motivasi
* Memotivasai user agar on-line
* user-friendly
Membangun Knowledge Creating Company

Setelah analisis yang luas, penulis mengidentifikasi hal-hal yang kunci enam perusahaan harus lakukan untuk membuat dan mendukung pengembangan pengetahuan dan penyebaran:

* Upaya inovasi langsung oleh eksekutif memiliki define bidang pengetahuan.
* Mendorong otonomi individu untuk memberikan ruang bagi pengembangan pengetahuan
* Konstan mempertahankan rasa urgensi untuk menghindarkan atau menghilangkan kebiasaaan tertanam
* Memastikan informasi umpan balik
* Melibatkan sebanyak mungkin dalam proses berfikir
* Menerapkan menengah-atas-bawah manajemen,yang melihat manajer menengah sebagai posisi terbaik untuk membentuk sintesis yang realistis eksekutif ,aspirasi dan oprasional.

Read More